Nel corso di questi ultimi anni abbiamo visto come i momenti di condivisione si siano fatti sempre più frequenti e variegati per numero di partecipanti, modalità di fruizione e tipologia di attività svolte.
Le riunioni o i meeting, in presenza o ibridi, per poter funzionare hanno bisogno di alcuni accorgimenti legati alla progettazione e alla tipologia di apparecchiature audio/video.
Vediamone alcuni più da vicino.
Il sistema audio e video
Partiamo subito dal fattore tecnico fondamentale per la buona riuscita di un meeting: l’impianto audio e video.
Che caratteristiche deve avere un ottimo impianto? Banalmente, deve garantire la totale fruizione dei contenuti alla massima qualità possibile, sia online che dal vivo.
Per fare ciò, sono necessari strumentazione di ultima generazione ed esperienza nella progettazione.
Non è sufficiente infatti dotarsi dell’ultimo modello di microfono, per fare un esempio, quando l’impianto di diffusione non tiene conto delle esigenze della platea o delle caratteristiche degli spazi della sala in questione.
Quindi, posto che affidarsi a professionisti è di primaria importanza, quali sono gli aspetti principali degli impianti AV più moderni?
Sicuramente la tecnologia wireless, i processori audio digitali automatizzati per equalizzazione, compressione e attivazione dei microfoni, videocamere mobili remotabili HD con tecnologia PTZ, microfoni ceiling e diffusione Array… solo per citarne alcuni.
Nei sistemi di nuova generazione, i dispositivi si connettono con un semplice click, la struttura audio e video intelligente riconosce chi ha preso la parola, i microfoni si attivano selettivamente escludendo i rumori di fondo, la telecamera è capace di inquadrare il protagonista senza bruschi movimenti o vuoti cambi di scena, la condivisione del materiale è comandata da un display touch intuitivo comandato direttamente dallo speaker.
Il risultato è una fruizione piacevole dei contenuti, una facile presentazione da parte degli oratori e un’esperienza utente soddisfacente sia in presenza che da remoto.
La regia automatizzata è il futuro delle installazioni fisse.
Connettività e streaming
Sotto la spinta della popolarità degli eventi online, della necessità dello smartworking o di semplici scelte di condivisione e trasparenza, diventa anacronistico oggi pensare ad una sala meeting priva di connettività. Gli spazi vengono allestiti considerando tanto le esigenze dei partecipanti dal vivo quanto quelle degli spettatori da remoto.
Nelle riunioni con più partecipanti non è possibile fare a meno di un sistema di telecamere con rilevamento automatico che individuano velocemente chi sta parlando e consentono un migliore coinvolgimento sia dei partecipanti alle riunioni che degli spettatori. Questa tecnologia, in unione ai microfoni intelligenti e ad un apparato di connessione e registrazione potenti, garantisce live streaming di altissima qualità e la possibilità di riproporre on demand l’evento, la cerimonia o lo speech in un secondo momento.
Un ulteriore aspetto di modernità è dato dall’ interattività: le organizzazioni più esigenti ed attente hanno l’esigenza di far interagire in diretta il pubblico attraverso votazioni, sondaggi o i classici momenti di Q&A.
Una moderna sala riunioni non può essere sprovvista di un software semplice ed intuitivo che permetta agli speaker (o alla regia, nel caso di meeting di grandi dimensioni) di selezionare i propri contenuti o gestire in diretta le domande dei partecipanti.
Design e architettura
E infine parliamo di design e architettura della sala.
Senza addentrarci nell’ambito dell’interior design, ci limitiamo a dire che la progettazione di una sala meeting deve necessariamente rispettare alcune caratteristiche quali
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- allestimento: sedute comode, corridoi adeguatamente posizionati in platea, dimensioni del tavolo proporzionato agli spazi disponibili, arredamento funzionale ed essenziale;
- angolo di visuale: la disposizione degli elementi o l’architettura stessa della sala non devono in nessun modo essere un ostacolo alla fruizione della riunione. Che si tratti di semplici complementi d’arredo o di elementi architettonici non modificabili come colonne o vetrate, occorre fare tutto il possibile per garantire una partecipazione ottimale ovunque ci si trovi. Nella progettazione di un sistema AV performante, il posizionamento di microfoni, altoparlanti e ledwall tiene conto di vincoli strutturali, acustici e visivi;
- illuminazione: spesso non è possibile avere un pieno controllo sull’illuminazione di una sala poiché la luce artificiale deve “convivere” con quella naturale, sempre diversa a seconda del tipo di oscuranti installati, ora del giorno o condizioni meteo. Il miglior modo per garantire che slide, filmati e immagini si vedano bene è quello di avere delle apparecchiature di ultima generazione come videoproiettori 4K, ledwall HD o tablet retina capaci di aumentare i contrasti e la nitidezza.
Il Progetto Hermes
In Joker abbiamo voluto racchiudere le tecnologie più evolute, l’esperienza approfondita dei nostri tecnici e le competenze softwaristiche sotto un unico cappello chiamato Progetto Hermes: partendo dal sopralluogo, sapremo ideare la tua nuova meeting room smart o consegnarti una rinnovata sala riunioni, necessaria per rimanere al passo con i tempi.
