L’azienda di cui vi vogliamo parlare è un’importante società operante nel settore della produzione di minuteria metallica (che non ci è possibile nominare per ragioni di NDA), che nel corso dei suoi oltre 30 anni di attività ha visto crescere le proprie linee di business e, di pari passo, il numero dei dipendenti, delle sedi operative e delle esigenze legate alla loro gestione.
Le nuove sfide quotidiane hanno spinto l’azienda a ricercare sul mercato una soluzione completa che permettesse di centralizzare e rendere subito disponibili tutte le informazioni necessarie, senza saltare da una piattaforma all’altra o sfogliare centinaia di documenti in archivio.
Analisi
La gestione delle risorse umane, nel corso degli anni e in conseguenza alla continua crescita dell’azienda, ha subito diverse modifiche ed implementazioni: ad ogni nuova esigenza che emergeva, si ricorreva all’aggiunta di un nuovo tool o alla creazione di una nuova procedura.
Dopo un’analisi approfondita della realtà, ci siamo accorti che un aspetto su tutti risultava carente: la gestione centralizzata.
L’azienda in questione ha impiegati in ufficio, personale che lavora in produzione, diversi accessi allo stabilimento e commerciali sempre in viaggio: le soluzioni classiche fino ad oggi utilizzate, come ad esempio documenti PDF protetti da password, fogli di calcolo Excel, Dropbox e così via, richiedevano troppo tempo e spesso causavano problemi di accessibilità e privacy.
Soluzione
Ci è parso subito chiaro che People Smart, software per la gestione del personale targato Zucchetti, fosse la soluzione adatta.
Nello specifico, i diversi moduli di People Smart permettono di automatizzare e digitalizzare tutti gli aspetti legati non solo alla compilazione dei fogli presenza e delle buste paga dei dipendenti, ma anche alla verifica degli adempimenti obbligatori, alla gestione finanziaria di note spese e trasferte, al controllo accessi e ai turni del personale.
Tra le diverse opzioni disponibili, i titolari hanno scelto di adottare 2 modalità di timbratura, quella fisica tramite Badge e quella digitale tramite App Mobile, per venire incontro alle esigenze della forza commerciale, sempre fuori sede.
La gestione delle note spesa, prima amministrata tramite fogli Excel, è diventata smart grazie alla “lettura” dello scontrino con tecnologia OCR presente nell’App. Inoltre, in fase iniziale di settaggio, sono stati indicati i massimali e la tipologia di spesa ammessi per ogni tipologia di collaboratore.
Parliamo ancora di App: i dipendenti stanno trovando comodo gestire le richieste di ferie, permessi e la verifica dei totalizzatori residui con un semplice click da telefono. Il responsabile, con altrettanta facilità, può approvarle e respingerle, avendo immediatamente una panoramica generale sulle disponibilità dei collaboratori.
Per quanto riguarda i turni, la visione d’insieme e il settaggio dei fabbisogni di reparto riduce al minimo l’eventualità che una fase di lavorazione possa rimanere scoperta.
Infine parliamo del modulo Dossier: è grazie a questa funzionalità che tutta la documentazione dei dipendenti è digitalizzata, sempre disponibile grazie al Cloud e centralizzata. I responsabili delle risorse umane ora hanno una piattaforma che permette di accedere immediatamente non solo ai dati anagrafici e contrattuali, ma anche alle informazioni su licenze, patenti in scadenza, corsi da rinnovare ed eventualmente impedire accessi a macchinari o reparti specifici, qualora i collaboratori non siano in regola con gli obblighi.
Conclusione
People Smart è un software in Cloud veloce da configurare, semplicissimo da utilizzare e scalabile, che da subito ha migliorato nell’azienda cliente la gestione delle risorse umane grazie a
- automatizzazione delle operazioni con risparmio di tempo e riduzione degli errori
- visibilità in real time e da qualsiasi luogo dei dati e delle licenze dei dipendenti
- semplificazione della richiesta di ferie/permessi/note spesa e delle timbrature
Ma il potenziale di questo strumento non si limita a questi aspetti: siamo infatti sicuri che la digitalizzazione dei dati e l’accessibilità faciliterà molte operazioni e agevolerà le comunicazioni tra i reparti, portando giovamento all’organizzazione intera.
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