L’entrata in vigore del decreto Whistleblowing (D.lgs 24/2023) ha posto un nuovo obbligo per le aziende italiane: garantire un sistema di segnalazione degli illeciti interno. In questo articolo forniremo una guida pratica per comprendere come le aziende possono adeguarsi.
Cosa prevede il decreto Whistleblowing
Il decreto Whistleblowing è una normativa che impone alle aziende italiane di adottare un sistema di segnalazione interno per gli illeciti. Questo sistema deve garantire la riservatezza del segnalante, la protezione da ritorsioni e un’adeguata gestione delle segnalazioni ricevute.
L’obbligo entrerà in vigore
- dal 15 Luglio 2023 per tutte le aziende con più di 250 dipendenti;
- dal 17 Dicembre 2023 per tutte le aziende con più di 50 dipendenti.
L’ ANAC (Autorità Nazionale AntiCorruzione) sarà l’unico soggetto competente a valutare la correttezza delle misure adottate e, in caso di inadempienza, le sanzioni previste partono da 500 fino a 50.000 euro.
Gli step per adeguarsi al Whistleblowing
Per adeguarsi al decreto, le aziende devono seguire i seguenti passaggi:
1. Implementare un sistema di segnalazione
Le aziende devono adottare un sistema di segnalazione dedicato, che consenta a dipendenti, fornitori e collaboratori di effettuare segnalazioni in modo sicuro e anonimo. È importante scegliere un sistema che offra garanzie di sicurezza dei dati e riservatezza per i whistleblower. Approfondiremo più avanti quali caratteristiche deve avere uno strumento adeguato.
2. Gestire le segnalazioni
È necessario definire un processo chiaro per la gestione delle segnalazioni ricevute. Designa una persona o un team responsabile per l’analisi e l’indagine delle segnalazioni, assicurando tempestività, riservatezza e imparzialità nel trattamento delle stesse.
3. Informare i dipendenti
È fondamentale informare tutti i dipendenti dell’esistenza della politica aziendale sul Whistleblowing e del sistema di segnalazione interno. Oltre all’adozione degli strumenti, infatti, sarà necessario organizzare sessioni di formazione per spiegare l’importanza della segnalazione degli illeciti, i canali disponibili e le garanzie di protezione fornite.
4. Monitorare l’efficacia del sistema
È importante valutare periodicamente l’efficacia del sistema di segnalazione implementato: raccogliere i feedback dai dipendenti, analizzare le segnalazioni ricevute e verificare se sono state prese le misure necessarie per affrontare gli illeciti segnalati.
Must have di un canale di Whistleblowing
La normativa prevede diverse modalità di segnalazione alternative tra di loro, scritte o orali.
Il suggerimento che vogliamo darvi, però, è sicuramente quello di adottare una piattaforma software specifica, che possa garantire i requisiti di legge:
Anonimato e riservatezza
Il software deve garantire l’anonimato, consentendo al whistleblower di effettuare segnalazioni senza rivelare la propria identità.
Sicurezza dei dati
Un software affidabile per il Whistleblowing deve garantire la sicurezza dei dati sensibili contenuti nelle segnalazioni, adottando misure di crittografia e protezione che evitino accessi non autorizzati o violazioni della privacy.
Facilità d’uso e accessibilità
Un sistema di segnalazione efficace deve essere intuitivo e di facile utilizzo. Dovrebbe offrire un’interfaccia user-friendly ed essere accessibile da diversi dispositivi, come computer, smartphone o tablet.
Tracciabilità e gestione delle segnalazioni
Il software deve consentire di registrare e gestire tutte le segnalazioni in modo accurato e sistematico, permettendo di registrare l’avanzamento delle indagini, le azioni intraprese e i risultati ottenuti.
Proteggere la propria azienda e promuovere la trasparenza
L’adeguamento al decreto Whistleblowing rappresenta una sfida etica importante per le aziende italiane, che si faranno promotrici di un ambiente lavorativo sano e responsabile (oltre ad adempiere ad un obbligo sancito dalla legge).
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